שיטות לניהול משרד לייעול תפוקה

ניהול משרד הוא אחד מהנושאים המשפיעים ביותר על הצלחת העסק. מדובר בעניין מורכב וסבוך בעל מרכיבים רבים. ניהול אקטיבי, חכם ומושכל יעלה באופן ניכר את מדד היעילות ומדד התפוקה של העסק – ולהפך. חשוב להשתמש במערכות חכמות,, לקבוע נהלים ברורים, לנהל את הזמן ואת הצוות ולהאציל סמכויות על מנת ליצור סביבת עבודה פרודוקטיבית.

לקבוע נהלים להתנהלות

כל משרד צריך להיות מנוהל באופן אקטיבי. עובדים נוטים ללכת לאיבוד או לפעול לפי גחמות ודחפים כל עוד אין נהלים ותקנים לעבודה. אין זה אומר שלא לאפשר לעובד להפעיל שיקול דעת ולהיות יצירתי כשצריך, אך מספר חוקי בסיס יהוו תשתית טובה להתנהלות יעילה בשגרה. הנהלים הללו יכולים להתייחס למשל לסוגיות הבאות:

• תיוק וארגון של מסמכים
• מענה ותעדוף של מיילים
• סדר עבודה כללי וסדר עדיפויות
• מועד אחרון לביצוע משימות
• התנהלות מול ספקים, פרילנסרים ונותני שירות
• תקשורת מול קולגות ומחלקות אחרות

כל משרד יכול לקבוע לעצמו נהלים בהתאם לכמות העבודה והעובדים ואופי העבודה. אין ספק שמסגרת ניהולית מסוג זה תמנע כאוס ואי-הבנות ותייעל את העבודה השוטפת עשרות מונים.

ניהול הצוות וניהול סכסוכים

הצוות הוא המרכיב החשוב ביותר במשרד. חשוב לשמור כמה שאפשר על יחסים תקינים בין העובדים ועל סביבת עבודה חיובית ושמחה. במידה וקיים סכסוך או קונפליקט בין שניים או יותר מחברי או חברות הצוות, מומלץ לחתור לפתרון הסוגיה בהקדם ובאופן אקטיבי. סכסוך ותקשורת שלילית בין עובדים מעכירים את האווירה, מורידים מהמוטיבציה והחשק לעבוד ומורידים מהתפוקה. מה שכן, חשוב בנוסף לשמור על איזון בין צוות שמח וחברי לבין צוות שמתרכז בצד הסוציאלי של המשרד יותר מאשר בביצוע העבודה עצמה.

להשתמש במערכת ניהול משרד

קשה להפריז בחשיבותה של מערכת CRM איכותית ומעולה לעסק. ככל שהמשרד גדול יותר וכולל יותר מידע, מחלקות ועובדים, כך הצורך במערכת גדל. מערכת ניהול משרד מרכזת את כל המידע של העסק ומציגה אותו ליוזרים הרלוונטיים באופן חי, שוטף ועדכני. היא מסנכרנת בין המחלקות השונות ומאפשרת שיתוף פעולה ושיתוף מידע. בעזרתה, מנהלים יכולים לשלוף מידע חיוני במהירות וביעילות. זאת דרך מעולה לרכז את כל הפעילות העסקית וכל מה שקורה במשרד במקום אחד שמתעדכן ללא הרף. מערכת ניהול משרד טובה תהיה בעלת ממשק קל ופשוט לניהול המשרד מבלי צורך במערכות חיצוניות ותייעל באופן ניכר את התפוקה של המשרד.

להאציל סמכויות

האצלת סמכויות עוזרת מאוד לייעול התפוקה. מנהל המשרד או בעליו אינו יכול להשתלט על הכל בעצמו – מטלות שונות אמורות להתבצע על ידי אנשים שונים. האצלת סמכויות עוזרת להעניק ביטחון לעובדים ומאפשרת עבודה על מספר פרוייקטים ומשימות במקביל, ולא לסירוגין, ובכך מייעלת את התנהלות המשרד. ריכוז גבוה מדי של מטלות בידי אותו אדם, יעיל ככל שיהיה, יעכב את התקדמות העבודה ויוריד מהתפוקה.