מי מנהל את החשבונות במשרד?

הקמת עסק דורשת שליטה על פעולות רבות בו זמנית, ואחת מהן היא התנהלות נכונה מול רשויות המס בהתאם לחוקי המדינה. משרדים רבים אשר נמצאים בתחילת דרכם או שמנהלים עסק קטן, בוחרים לבצע את טיפול הנהלת החשבונות דרך חברה חיצונית, ולא להעסיק עובד שיושב במשרד ומתעסק בתחום זה בלבד.

ההחלטה מי יבצע את הטיפול בחשבונות השונים יכולה להשתנות בין משרד אחד לאחר ולהיות מורכבת משיקולים שונים, אך אין זה משנה מהם, כל עוד יש גורם אחד אחראי שמבצע כראוי את העבודה, הן מול המשרד והן מול רשויות המס.

חשוב שיהיה אחראי על הנהלת החשבונות

כל משרד חייב לדאוג לכך שיהיה אחראי להנהלת החשבונות ולפעול על פי חוק. התנהלות שגויה בכל הנוגע לכספים עלולה להוביל לדיווחים שאינם נכונים או שלא יוגשו בזמן, ולגרור קנסות מטעם הרשויות או חמור מכך – העמדה לדין בשל פעילות בלתי תקינה. לכן, חשוב מאד שיהיה גורם אחראי אליו אפשר יהיה לפנות בכל משימה ובכל שאלה הקשורה בתחום.

על מה אחראי מנהל החשבונות?

• ניהול משכורות – בכל משרד המעסיק עובדים יש צורך בניהול המשכורות, כאשר יש להתייחס לתשלום בזמן ולשמירה על זכויותיהם על פי החוק.
• רישומי הכנסות והוצאות – אחד מתפקידיו של מנהל החשבונות הוא לרשום את כל ההכנסות של המשרד ואת הוצאותיו, וזאת בהתאם לדרישות החוק.
• דיווח ותשלומים – מעבר לכך שחשוב שהמשרד יבצע רישומי הכנסות והוצאות על פי החוק, עליו גם להקפיד לשלם מיסים כחוק ובזמן, וזהו אחד התפקידים של מנהל החשבונות.
• יצירת דוחות – בהתאם לצורך של המשרד יהיה על מנהל החשבונות להפיק דוחות, כאשר אלו יתנו נקודת מבט על מצב המשרד מהפן הכלכלי ויעזרו לנתח את הרווחיות של כל פעולה.
• הפקת חשבוניות וקבלות – בהתאם לאופי המשרד, ייתכן שיהיה זה תפקידו של האחראי על החשבונות להוציא חשבוניות וקבלות על פי החוק.

ניהול חשבונות במיקור חוץ

במשרדים רבים מתבצע ניהול החשבונות באמצעות מיקור חוץ על ידי חברה שזוהי המומחיות שלה. חברה מסוג זה יכולה לבוא במקום העסקת מנהל חשבונות מטעם המשרד והיא יכולה לתת שירות בנוסף אליו כשישנה חלוקת אחריות של כל אחד מהצדדים.
החברה האחראית על ניהול חשבונות חיצוני למשרד תיתן שירות מקצועי תוך חיסכון בזמן ולרוב גם בכסף. שלא כמו העסקת עובד בתוך המשרד אשר מתעסק פעמים רבות בעניינים שאינם קשורים לעבודה בפועל (מסיבות שונות ומגוונות ולא בשל חוסר אחריות, כמובן), כאן המשרד משלם רק על עבודת ניהול החשבונות בפועל ויכול ליהנות משירות מקצועי וזמין.

ניהול נכון יכול לחסוך כסף

ניהול נכון ומקצועי של החשבונות במשרד יכול להוביל לחיסכון בכספים. דיווחים נכונים ובזמן לרשויות המס והעברת כספים יחסכו קנסות כבדים. עריכת דוחות הנדרשים למשרד יוכלו להוביל אותו לתהליכי שיפור שיחסכו עלויות רבות או יובילו להעלאת הרווחים.